IPSys专利管理系统是基于一家中型涉外知识产权代理机构的日常业务需求所研发的一款知识产权管理系统, 它能对所有专利代理相关的业务进行管理，同时它也能对所有商标代理相关的业务、版权代理相关的业务和域名代理相关业务进行管理， 因此也是一款商标管理系统、版权管理系统和域名管理系统。
IPSys专利管理系统能帮助知识产权代理机构的代理人、流程、财务等员工对商标、专利、版权、域名业务相关的客户、案件、时限、费用等进行全面的监控管理。
通过IPSys专利管理系统可以规范简化代理机构的商标、专利、版权、域名相关的业务处理流程，同时提高代理机构的业务质量和工作效率，降低出错率,使专利代理机构流程逐步向规范化、信息化和无纸化方向发展，提升代理机构的整理服务质量、竞争力和品牌影响力。
目前还是有不少代理机构在使用Excel来管理案件和时限, 这会存在诸多问题，例如：
1. Excel操作数据安全性差，出错率高，很容易出现数据在剪切、复制过程中的丢失、错行等问题。
2. Excel时限监控使用不方便，而且由于出错率高，因此代理人几乎不使用，需要流程人员人工提醒。
3. 流程给客户每月的汇报制作起来也很费时，很麻烦。
4. 流程人员需要手工制作交局清单，很不方便。
5.代理人写给客户的信函中输入案件联系人等信息麻烦，虽然可能都有自己的一套模板，但经常各个员工所写的信函不统一。而且不同的模板有上千个，没有很好的管理方式，查找需要的模板也不方便。
6.代理人出现过交完局后却忘了给客户开账单的情况。而且由于收费项目繁多，而且不同客户的折扣，币种，财务联系人等没有很好的管理，因此开账单很容易出错，导致客户的不满。
……等等
针对诸多这样的问题，我们全面梳理了面临的所有业务，全面分析知识产权代理业务的特点并进行总结归纳，我们以实用性强、功能全面、高效、使用简便、灵活性强为目标成功研发IPSys专利管理系统，几乎解决了面临的所有问题。通过IPSys专利管理系统，该所商标部实现了几万件商标、专利、版权、域名等案件数据的全面高效的系统化管理，脱离了低效的Excel管理方式,同时对所有的案卷实现全面的电子化管理。
IPSys专利管理系统具备的主要功能如下:
1． 案件信息管理、业务信息管理，自动生成案号和业务号。
2. 专利下载功能，支持从SIPO或CNIPR下载专利信息。
3． 客户信息管理，客户联系人信息管理、海外事务所信息管理、海外事务所联系人信息管理
4． 案件电子卷管理、业务电子卷管理、客户电子卷管理
5． 代理所信息管理
6． 当事人信息管理
7． 业务续展监控，业务时限监控
8． 模板制作管理，交局文件生成、交局清单生成、客户汇报生成
9． 官文信息管理
10． 公司报价管理
11． 客户折扣管理
12． 客户帐单生成，多案帐单生成，收费通知单生成，预收款冲抵单生成
13． 公司指令管理
14． 客户指令管理
15． 汇率管理、国家管理、尼斯分类管理、官文类型管理、时限配置管理等系统配置信息管理
16． 人员管理
17． 权限管理，角色管理
18． 修改日志记录
19． 登录日志记录
20. 支持专利电子申请批量接口，集成商标电子申请网站。
......等等
IPSys专利管理系统还具备如下特点:
1．基本上是“开箱即用”的。实用性强, IPSys专利管理系统的各项参数都基于一家涉外所，除财务代理费报价及折扣外，基本上可以适用于其它所，而用户可以根据自己的情况灵活调整各项参数。
2． 支持业务种类全面。IPSys专利管理系统涵盖了一个中型涉外代理机构所十几年的全部商标、专利、版权、域名相关的各个国家的官方、各个官方的各个阶段的全部260多种业务类型。此系统能管理几乎所有国家/地区的全部商标、专利、版权、域名相关业务。然而使用起来却非常简单，各种业务类型操作方式几乎完全一致，只要会使用一种业务类型，便会使用全部业务类型。
3．IPSys专利管理系统中集成了中、英对照的商标第十类尼斯分类表。
4．IPSys专利管理系统支持在同一个系统中出现多个我方代理机构。例如：代理所注册了多个公司名称，对国内客户使用一个代理所身份，对国外客户使用另一个代理所身份类似这种情况。
5．数据据录入量小， 无冗余重复录入数据。 数据录入越多，出错的概率也就越大。我们充分总结了知识产权行业的特点，各个业务之间的关系，保证了同样的数据项只须录入一次，能缺省的数据我们给它缺省值，能自动推断生成的数据我们均自动生成，能拷贝的信息尽可能拷贝。
6. 集成了SIPO和CNIPR专利检索和下载功能，方便直接从网上抓取专利信息，进一步减少数据录入工作量，这对做专利年金监控等工作提供了很大方便。
7．操作次数少。在整个系统的设计程中尽可能保证完成同样的事情点击按钮的次数少。而且IPSys专利管理系统在运行过程中不会弹出任何无实用的对话框。
8．操作日志十分全面友好。法律行业的要求都比较高，对于时限、权利人等的操作失误都有可能造成很坏的效果。因此IPSys专利管理系统记录了几乎所有数据的修改过程。能方便地看到任何人在任何时候对系统数据项的修改过程。
9．数据操作安全。我们进行了数据操作的冲突检测，不存在由于多人操作而存在的数据相互覆盖问题。由于IPSys专利管理系统有全面的操作日志，因此不小心录入错误的数据很容易找到问题原因，恢复数据。
10． 查询数据项全面。几乎所有录入系统的数据项在IPSys专利管理系统中都有相应的查询窗口。
11. 各种模板(交官方、去客户的、帐单、交局清单等)功能十分强大, 能抓取系统中录入的几乎全部数据。制作简单灵活。 目前的近千个模板完全为用户自己制作, 无需IT人员参与。
12. 报价及客户折扣功能强大，支持各个国家各种业务的报价，支持各个国家客户的报价。
13．IPSys专利管理系统使用简单,界面统一，用户经简单的培训，即可熟练使用
14. 对于专利案件，支持一键打开SIPO或CNIPR网站上的在线信息。
15．IPSys专利管理系统部署成本低。 纯绿色系统，客户端无需安装, 只须拷贝一个快捷方式即可运行, 无需IT人员参与。
此外IPSys专利管理系统资源占用少、运行稳定快速、对服务器和客户端配置要求低，维护简单。