交局后，官方过一段时间会有以官文的形式进行回复。
IPSys商标管理系统支持官文进行录入，并根据录入的官文自动更新业务的法律状态及时限等信息。
官文录入步骤如下：
1. 根据官文中的我方业务号或申请号等信息从所有业务里查找到对应的业务。
2. 点击表格工具栏上的官文录入按钮，弹出官文录入界面。
官文录入界面除了名称和发文序列号外均有默认值。
3. 从下面的列表中选中官文类型并双击，官文名称便自动复制到上方名称字段中。
有些官文还有著录项信息，当选择这些官文时，界面上会自动多出相应的字段供采集。例如专利申请受理通知书，其中有申请号和申请日这两信息我们需要采集到系统中。在这里录入著录信息后，自动会保存到该业务所属案件中去，案件的著录项信息就是在录入官文的过程中不断补充完整的。
对于专利来说，发文序列号也应填上，该信息项在答复补正或OA时需要用填写到答复文件中。在这里填写后，通过CPC专利电子申请批量接口会自动把该信息项传输到CPC中去。
4. 点击工具栏上的保存并关闭
按钮，我们可以看到表格中的法律状态、对应时间、处理状态、对应时间等信息已经自动发生了相应的变化，如下图:
5. 点击表格工具栏上的案件信息，打开业务所属的案件，可以看到在官文界面中录入的申请号和申请日已经自动录入案件信息中。
6. 双击打开业务,在基本信息中可以看到业务最新的状态信息。
上面录入的官文是受理通知书，所以只自动修改了法律状态及其对应时间，并销除了处理状态及其对应时间。对于有些官文除了改变这4个值外海会设置绝限日，绝限日是按照官方规定的答复时限设置的。例如如果录入的官文时办理手续补正通知书，则绝限日会以发文日为起算点建立2个月+15天的绝限日。
录入官文时，系统会自动法律状态及其对应时间、处理状态及其对应时间、绝限日,官文与这些信息的对应关系用户也可以自己在系统里进行修改。在上图中双击业务类型信息项，便会打开如下业务类型信息界面，选择左侧的官文节点，在右侧列表中就能看到官文与法律状态等信息项的对应关系。用户可以在这里设置当官文录入后法律状态等信息项应该设置为什么值，也可以在这里增加新官文。
7. 在实体导航栏中选择官文列表，可以看到刚录入的官文信息。
官文录入完成。