知识产权代理行业工作主要有四个要素,我们后面将称其为IP四要素：
- 时限管理
- 文档管理
- 费用管理
- 质量管理
其中4.质量管理主要依靠的是代理人员和质检人员，很难靠软件来解决，但代理所还可以制定一些作业规则和流程来提高质量。
剩下的三要素可以称作流程三要素:
- 时限管理
- 文档管理
- 费用管理
处理每个程序都需要从这三个方面考虑才能保证程序的完整，也就是要同时考虑 在什么时间内，需要提供什么样的文件才能满足法规的要求，办理这个手续是否会发生费用（官方费用和代理费用）。
在IP四要素特别是流程三要素的工作中会产生大量的数据、也需要使用大量的数据来生成大量的文档，如果只有少量案件借助Excel管理还能应付，对过案件稍大，特别是涉外案件，手工管理不但效率低、而且容易出错。
IPSys商标管理系统主要目的就是全面、准确、规范、高效地协助员工解决上述IP四要素所面临的问题。为了达到这个目标，实际研发过程中需要克服很多的问题，例如:
1.全面:系统要能管理所有业务类型。
很多知识产权管理系统只考虑了最常见的业务类型，用过知识产权管理系统的用户可能都遇到过系统录商标注册或专利注册等最常见的业务类型是不错的，但是一遇到不常见的业务类型就支持不好，还需要Excel辅助管理。
比如说: 有个客户由于其它代理所质量不好，转了一个案件到我方代理所做商标更正，这种业务怎么录进系统才合理?作为商标注册录入是不合适的，就算录进去了,它的报价、账单、官文等相关信息系统也不一定完整，因此当碰到这种情况时系统数据是不准确、不完整的，如果高层在此数据的技术上做宏观统计分析是不准确的。
除非一个成熟的、运行很多年的事务所的，一般是不可能遇到各种情况的，也总结不出全面的业务类型的。任何官方如商标局或专利局都不可能遇到事务所特别是涉外事务所遇到的那么多官方、那么多业务类型的。
IPSys商标管理系统经过全面的梳理把该涉外事务所运营近20年所遇到的所有商标、版权、域名的从申请到法律全生命周期的全部业务都纳入到了IPSys商标管理系统进行管理，能基本满足大多数代理所未来发展的需求。就算有新的业务类型，IPSys商标管理系统通过对系统数据进行配置也能增加新的业务类型及其相关的财务等数据，而且IPSys商标管理系统还包含"其它"业务类型以临时应对这种情况。
在业务类型全面的基础上，才能确保依附于业务的IP四要素的数据也是全面的。
因此IPSys商标管理系统是能全面管理知识产权行业现在及未来出现的业务类型的。
2.准确、规范: 主要针对数据录入而言的。
在保证了业务及其IP四要素的数据全面的基础上，我们需要准确、规范的录入这些的数据。
数据录入的准确和规范是很多时候是取决于数据录入人员的严谨性及责任心，但IPSys商标管理系统也在数据录入界面上也作了一定辅助措施来增加用户录入的准确性。
例如:
1. 对于关键字段, 界面上会有红色和蓝色进行了提示。
2. 对于日期字段，界面都会统一使用日期控件辅助录入。
3. 对于可选择字段如法律状态等字段，我们都梳理成了可选字段供用户选择，而不是由用户任意输入。
4. 对于客户名称，联系人，员工等信息IPSys商标管理系统都提供辅助选择控件供用户选择，而不是由用户任意输入.
5. 对于时限字段，IPSys商标管理系统能根据预先设置的公式进行自动计算，然后人工还可以再审核一次，增加了准确性。
6. 对于客户、员工等重复使用的数据都是将其放到库中重复利用。这样也能保证数据的一致性和准确性。
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这些手段都能规范用户的输入，提高准确性。
IPSys商标管理系统还提供了详细的修改日志，来协助用户进行纠错。IPSys商标管理系统的修改日志功能能详细记录每次修改的详细情况，这是其它系统所不具备的。
3. 高效: 主要是针对数据使用而言的，但也针对数据录入。
1. IPSys商标管理系统在录入官文及交局时会尽可能按照设置的公式自动生成时限、状态等字段，这减少了工作量，提高了效率。
2. 在IPSys商标管理系统中客户、员工、申请人、代理所等数据都可以由多个业务共享，这类数据都只需录入一次，因此极大的提高了录入效率和准确性。
3. 在录入新业务时会自动将上次业务的客户等信息带入新业务中，减少了数据的录入。
4. IPSys商标管理系统可以批量生成案件，也能很大的提高录入效率。
5. IPSys商标管理系统能自动生成交局文件、交局清单、客户信函等，这也能极大提高效率。
6. IPSys商标管理系统能自动生成帐单、收费通知单，可以多案合成一个帐单，这相比手工制作帐单大大提高了效率。
7. IPSys商标管理系统能方便高效的的进行各种数据的查询。
8. IPSys商标管理系统包含电子卷管理功能，能一键打开电子卷，比Excel管理时需要一层一层目录的打开电子卷要快得多，而且可以调用邮件客户端，还可以与操作系统和Outlook间进行方便的拷贝。
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因此，使用IPSys商标管理系统是能很大程度上提高员工工作效率的。
IPSys商标管理系统尽可能的全面、准确、规范、高效地协助员工解决上述IP四要素所面临的问题。并保证了系统的灵活性和稳定性，而且IPSys商标管理系统的案件-业务二级结构不仅高效的重用了案件信息，而且更是从知识产权自身的特点出发所设计的能适用不同国家地区的，也是适应官方的法律调整的。
当然，上面谈到的知识产权代理行业IP四要素是从知识产权行业的人士的角度总结得出的。而从IT人员的角度，想要详细准确的描述一个行业的业务内容，需要有更全面准确的描述。
后面我们将采用业务流程建模BPM(Business Process Model)的方式结合IP四要素来描述知识产权行业的业务内容。知识产权行业的业务内容复杂庞大，但经过我们对知识产权行业业务的全面分析并进行了归纳、总结、抽象、颗粒化，将知识产权行业的业务归纳成200多种业务类型。而且经过颗粒化后的业务在IPSys商标管理系统中的表述和操作方式是基本一致的，只需要了解其中一种操作方式，基本上就了解了所有业务类型的操作方式。