IPSys商标管理系统的出函功能能生成任意内容任意语种的Word文件，不限于去客户的信函或去官方的请求书。
使用出函功能前，用户需要先根据模板管理中的描述将信函制作成模板并放入到相应的目录下，然后利用出函功能调用这些模板。通常半分钟内就可以生成一个完整的信函或请求书。
下面以生成商标注册申请业务去官方的请求书为例来说明如何使用IPSys商标管理系统的出函功能：
1. 选中要出函的业务。
2.点击表格工具栏中的出函
按钮,弹出模板选择界面。
3. 双击其中的商标注册申请书模板,会弹出对话框，让用户确定最终生成的信函的名称及存放位置。
在默认情况下，
文件名格式为: 业务号-日期-模板名称.doc，用户可以在保存文件前修改这个名称。
存放目录：默认情况下，生成的信函都是存放在业务的电子卷子目录下，子目录与模板所在的子目录相对应，也就是说如果模板文件在模板目录的的去官方子目录下，则生成的信函也存放在业务电子卷的去官方子目录下，如果模板文件在模板目录的的去客户子目录下，则生成的信函也存放在业务电子卷的去客户子目录下。
当确定好文件名及目录名后，点上面的保存按钮，过几秒钟，就会生成相应的word文件，并自动打开生成的Word文件供用户复核修改。
出函完成。
可以看到，出函功能是将模板中的相应标签替换成所选中业务的相应数据项，避免了手工重复录入，节省了大量时间的同时也减少了出错率。而且用户在出函时还可以核对录入人员录入系统数据的正确性，如果发现有误可以立刻告知录入人员进行修改，起到了复核的作用。
上面是利用出函功能生成商标注册申请请求书的过程，生成其它业务请求书的过程及生成去客户信函的过程与上面描述是完全一样的，差别只在于所选择的模板不同而已。
如果生成的是交官方的文件，直接打印出来后送交官方。如果生成的是发送给客户的邮件，用户既可以将Word内容拷贝到邮件中发送给客户，也可以直接在电子卷中以附件的方式发送给相应的客户联系人，如下图所示：
